Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van sollicitanten, uitzendkrachten/payroll-werknemers, stagiaires en werknemers
Next Generation Shipyards BV en NG Shiprepair BV (hierna tezamen aangeduid als ‘NG’) respecteren je privacy en hechten veel waarde aan een goede verwerking van jouw persoonsgegevens. Daarom verwerkt NG persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De persoonsgegevens die je ons verstrekt, verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Daarnaast zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende CAO. Ook verzamelen en gebruiken wij je persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze wettelijke verplichtingen hebben bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor werknemers.
Gelet op deze noodzaak ben je verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als je ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met je doorlopen, een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst met je aangaan en uitvoeren of aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.
Werknemer/stagiair
Ben je (payroll-)werknemer of stagiair, dan gebruiken we je gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst of de arbeidsrelatie.
Hieronder verstaan we onder andere:
– behandeling van personeelszaken;
– vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen;
– vaststellen en betalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van jou als werknemer of stagiair.
Uitzendkracht
Ben je een uitzendkracht? Dan gebruiken we de gegevens die we verkrijgen van het uitzendbureau voor de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.
Sollicitant
Ben je een sollicitant? Dan gebruiken we je gegevens om met je te communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure. Ook gebruiken we deze gegevens voor de beoordeling van je geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen.
Doorgifte aan derden
Het is mogelijk dat we jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst.
Het gaat om de volgende partijen:
– Belastingdienst
– UWV
– Arbodienst/bedrijfsarts
– Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid
– Pensioenfonds
– Verzuimverzekeraar
– Salarisadministrateur
Soms is het verstrekken van jouw gegevens aan een derde noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wet. Dit is bijvoorbeeld het geval bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, het (verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met jou te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld bij doorgifte aan de leasemaatschappij. Bij verstrekking van je gegevens aan onze verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering.
Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de salarisadministrateur. Bij deze doorgifte van jouw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die onze salarisadministrateur bezit. Om de (arbeids)overeenkomst met jou uit te voeren, heeft de salarisadministrateur je persoonsgegevens nodig.
Verder maken we gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie, waarvan jouw persoonsgegevens onderdeel uitmaken. Je persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken we gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. We hebben bij deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat we gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.
Camerabewaking
Om de veiligheid van de medewerkers te kunnen garanderen en de goederen van de klant te kunnen bewaken, staan er camera’s opgesteld. De directie is bevoegd deze beelden te bekijken. Deze informatie wordt automatisch na een termijn van 6 maanden verwijderd of eerder indien de camerabeelden worden overschreven.
Bewaarperiode persoonsgegevens
We zullen jouw sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatie-procedure verwijderen. Heb je ons toestemming gegeven om je gegevens langer te bewaren? Dan bewaren we dit voor een periode van maximaal 1 jaar.
De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zullen we bewaren gedurende een periode van 7 jaar nadat je uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van je identiteitsbewijs zullen we gedurende een periode van 5 jaar na het einde van je dienstverband bewaren. Ook deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting.
Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren we een bewaartermijn van uiterlijk 2 jaar nadat je dienstverband met ons is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ kun je bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
Rechten
Je hebt het recht om ons te vragen je eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kun je ons ook verzoeken om aanvulling van je persoonsgegevens of om onjuistheden te wijzigen. Daarnaast heb je het recht om te vragen je persoonsgegevens te wissen of het gebruik van je persoonsgegevens te beperken. Ook kun je bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van je gegevens. Vind je dat we onjuist omgaan met je persoonsgegevens? Dan kun je hierover een klacht indienen bij de organisatie die toezicht houdt op de privacyregels, de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kun je ons verzoeken om verkrijging van je persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander.
Je kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij je persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kun je geen bezwaar maken of verzoeken om wissing.
Contactpersoon
Om je rechten te kunnen uitoefenen kun je contact opnemen via office@ngshipyards.com of 0519 346 632. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van je persoonsgegevens kun je uiteraard contact met ons opnemen.
